販売管理システムと在庫管理システムの連携を自動化し、
請求管理クラウドへの登録作業を効率化した事例
販売管理システムと在庫管理システム、それぞれに蓄積されたデータを
請求管理クラウドサービスへ手作業で取り込んでいたお客様に対し、
スピナッチパワーがデータ変換・連携処理を自動化した事例です。
複数ファイルの抽出や加工、属人化していたインポート作業を見直し、
日々の請求業務をより簡単で止まりにくい運用へ改善しました。
事例概要
業界
卸売業 美容室へのBtoB販売
課題
販売管理と在庫管理のデータを請求管理クラウドへ登録するまでに、複数ファイルの抽出・加工・インポート作業が必要で、
手間と属人化が発生していました。
支援内容
データ連携設計、変換プログラム開発、CSV自動生成、既存システムとクラウドサービスの橋渡しを実施しました。
対応範囲
現状整理、要件確認、連携方式の設計、変換処理の開発、運用定着支援
技術領域
業務自動化、システム連携、データ変換、CSV連携、請求業務改善
導入後の変化
インポート作業が簡単になり、特定担当者に依存しない運用に近づきました。請求処理までの作業負荷も軽減されました。
導入前の背景と課題
お客様では、販売管理システムと在庫管理システムを日常業務で利用しており、
請求処理のために必要なデータを請求管理クラウドサービスへ登録していました。
しかし、請求データを作成するまでには、それぞれのシステムから必要なファイルを抽出し、
内容を確認しながら加工したうえでインポートする必要がありました。
そのため、以下のような課題が発生していました。
複数ファイルを扱う手間が大きい
データの並びや形式を整える作業が必要
毎回同じような処理を繰り返している
作業できる人が限られている
特に月次や締め処理のタイミングでは、作業負荷が高まりやすく、
請求業務全体のスムーズさに影響していました。
なぜ改善が難しかったか
この業務は一見すると単純に見えますが、
実際には「販売データ」「在庫データ」「請求管理クラウド側で必要な形式」をつなぐ必要があり、手順の中に細かな判断や確認が含まれていました。
たとえば、次のような知識や判断が必要でした。
どのファイルを使うか
どの項目をどの形式で並べ替えるか
クラウドサービス側の登録仕様にどう合わせるか
不備があったときにどこを確認するか
このため、作業そのものが担当者の経験に依存しやすく、「この人でないと分からない」という状態になりやすい状況でした。
また、既存システムをすべて入れ替えるのではなく、
今ある販売管理・在庫管理の仕組みを活かしながら改善したいという条件もあり、
現場の運用を止めずに導入できる形が求められていました。
スピナッチパワーの支援内容
スピナッチパワーでは、まず現在の業務フローを整理し、
販売管理システムと在庫管理システムからどのデータを取得し、
請求管理クラウドへどう受け渡しているかを確認しました。
そのうえで、手作業で行っていた抽出・整形・変換・CSV作成の流れを見直し、
必要なデータを自動で変換できる仕組みを設計・開発しました。
これにより、
担当者が毎回複数ファイルを確認しながら加工する負担を減らし、
クラウドサービスへ取り込みやすい形でデータを準備できるようにしました。
主な対応内容
販売管理システム・在庫管理システムのデータ項目整理
請求管理クラウドのインポート仕様確認 データ変換ルールの設計
CSV出力プログラムの開発
手作業フローの自動化
運用手順の簡素化 担当者依存を減らすための仕組みづくり
導入後の変化
導入後は、これまで担当者が都度行っていたファイル抽出や変換、
インポート準備の負担が軽減されました。
特に大きかった変化は、次の3点です。
1. 作業の簡素化
複数ファイルを見比べながら加工する手間が減り、請求データ作成までの流れがわかりやすくなりました。
2. 属人化の軽減
「この人しか分からない」という状態を緩和し、休暇や不在時にも業務が止まりにくい運用に近づきました。
3. ミスの抑制と安定運用
手作業による転記や加工が減ったことで、入力ミスや変換ミスのリスク低減にもつながりました。
こんな企業様におすすめ
この事例は、次のようなお悩みを持つ企業様におすすめです。
まとめ
販売管理システムと在庫管理システム、そして請求管理クラウドが分かれている環境では、
日々のデータ連携作業が手間になりやすく、業務の属人化も発生しやすくなります。
スピナッチパワーでは、既存システムを活かしながら、
手作業で行っていたデータ変換やCSV作成、インポート準備を見直し、
現場に合った形で自動化をご支援します。
請求業務の効率化や、担当者依存の解消をご検討中の企業様は、ぜひご相談ください。