はじめに
日報は、上長だけが見ればいいのでしょうか。
それとも、他の社員も見られる形のほうがいいのでしょうか。
最近、社内で日報の仕組みを見直す中で、このことをよく考えています。
これまでは、チャットの中に日報用のグループを作り、各メンバーがそこへ投稿する形で運用してきました。
仕組みとしてはとてもシンプルですが、その分、誰がどんな仕事をしていて、何に悩み、どこで前に進んでいるのかが、
自然と目に入る状態でもありました。
今、その日報を専用の仕組みとして整えようとしています。
そのときに迷うのが、「閲覧範囲をどうするか」です。
一般的な日報の考え方
一般的に考えれば、日報は上長が確認できれば十分、という考え方もあると思います。
実際、報告という意味では、それで機能する場面も多いはずです。
評価や進捗確認という目的だけを見れば、むしろそのほうがすっきりしているのかもしれません。
完全リモートでは事情が少し変わる
ただ、完全リモートで働く会社では、少し事情が変わるように感じています。
出社がある環境では、ちょっとした雑談や、隣の席で交わされる一言、会議の前後の会話のようなものがあります。
そうした小さな接点があることで、「今この人はこんなことをしているんだな」「少し大変そうだな」
「この話なら自分も力になれるかもしれない」といった感覚が自然に生まれます。
一方で、完全リモートでは、そうした偶然の共有が生まれにくくなります。
意識して仕組みを作らない限り、上司以外とは仕事の気配が見えなくなってしまうこともあります。
日報は報告だけでなく、接点にもなる
そう考えると、日報は単なる報告のためのものではなく、
組織の中でお互いの存在や仕事の流れを感じ取るための役割も持っているのではないかと思うのです。
もちろん、何でも全公開にすればよい、ということではありません。
内容によっては上長とのみ共有したほうがよいものもありますし、率直さを大切にするなら、閲覧範囲を絞ったほうが書きやすい場合もあるでしょう。
だからこそ、二択で決める話でもないのかもしれません。
たとえば、業務の進捗や気づきは広く共有できるようにしつつ、
個別の相談やセンシティブな内容は上長だけが見られるようにする。
そんな形のほうが、リモート環境では実態に合っている可能性もあります。
仕組みには会社の考え方が表れる
日報をどう設計するかは、単なる機能の話ではなく、
「この会社の中で、どんなつながりを大切にしたいか」という考え方にも関わっているように思います。
報告のしやすさを優先するのか。
組織の風通しを優先するのか。
あるいは、その両方をどう両立するのか。
システムを作る側として考えれば考えるほど、日報は思っていた以上に、会社のあり方が表れる仕組みだと感じています。
おわりに
皆さんの会社では、日報は誰が見られる形になっているでしょうか。
また、その運用にはどんな良さや難しさがあるでしょうか。
少し大きな話に見えるかもしれませんが、
こうした日々の仕組みの積み重ねが、働きやすさや、組織の空気をつくっていくのだと思っています。
いつもさまざまな気づきをいただけることに感謝しています。
